日々増えていく書類の整理は、時間もかかりなかなか大変な作業ですよね。
いつの間にか増えてしまう書類をついついそのまま重ねて置きっぱなし･･････なんてことはありませんか。
書類の整理ができていないと、必要なときに見当たらず困ってしまうこともあるでしょう。
そんなことにならないように、今回は書類整理のコツと見やすい・出しやすい・管理しやすい書類整理に役立つグッズをご紹介します。

書類整理のコツ

仕事を効率よくおこなうためにも、書類の整理整頓は必要不可欠なことです。しかし、忙しいからという理由であとまわしにしてしまいがちですよね。
すると書類はどんどん溜まっていき、片付けるのが面倒になってしまいます。

そこであとまわしにせず、すぐ行動ができるように書類整理のコツをご紹介します。
書類整理のコツさえわかれば、それほど大変なことでもありませんので、ぜひ実践してみてください。

書類の仕分け

書類整理は、まず不要な書類を処分することから始まります。書類を「廃棄する書類」「保管する書類」に仕分けしましょう。
捨てるべき書類はすぐに処分することで、大事な書類が埋もれてしまうことを防げます。

可能なものはデータ化

保管する書類の中で、データ化できるものかどうかを考えてみましょう。
書類のデータ化は、収納スペースが不要で探しやすくなるというメリットがあります。ただし、データを保存する際にはファルダ内の整理も必要です。

保管方法の工夫

データ化できない紙の書類は、ファイリングや収納場所を工夫しましょう。ファイルには、見出しをつけます。
収納スペースによって保管の方法は変わりますが、ファイルの見出しが一目で見つけられるように収納しておくと、書類を探す時間の無駄が省けるようになります。

書類整理におすすめのグッズ7選

便利なグッズを使うことで書類の整理も楽になります。そこで、書類を上手に整理するために役立つおすすめのグッズを7つご紹介します。

カウネット 書類が見やすい表紙ぴったりリングファイル

寸法	タテ306×ヨコ232ｍｍ
とじ厚	21mm
表紙材質	再生PP
表紙厚	約0.75mm
リング内径	25mm

表紙の幅が約14mmと短く、書類とぴったりサイズのため、書類を押さえやすくめくりやすい2穴リングファイルです。
幅が短いので、かばんにも収納しやすいメリットがあります。

コクヨ キャンパス スライドバインダー＜アダプト＞スリム

材質	再生PP
最大収容枚数	65枚

とじ具がプラスチックタイプのバインダーファイルです。内ポケット付きでカラフルなカラーもポイントです。中紙がないのでアレンジしてみてはいかがでしょうか。背幅が薄くスリムで軽いため持ち運びもしやすいです。

リヒトラブ パンチレスファイル＜HEAVY DUTY＞

寸法	タテ267×ヨコ213×背25mm
サイズ	B5タテ
材質	表紙：再生ポリプロピレン50％、綴じ具：スチール
生地厚	1.0mm
収納枚数	コピー用紙約160枚

量をたくさん綴じたい場合に最適なZ式のファイルです。穴あけパンチやパンチシールを使用したくない書類の保管に便利です。Z式金具の両端には樹脂が付いているため、書類を傷めず抜け落ちも防ぎます。

コクヨ ファイルボックス-FS Dタイプ（ダンボール製補強タイプ）

材質	ダンボール（古紙配合）
仕様	ワンタッチ底

コクヨインターグレイシリーズの組み立て式ファイルボックスです。ファイルを出し入れしていると傷んでしまいやすい正面の部分を折り返して補強しています。ダンボール製のため、価格も手頃です。

クルーズ レタートレー オプション

寸法	幅40×奥行61×高7.5mm
材質	SBS
質量	7.2g
仕様	ライザー

レタートレーを重ねる際に使用するラックです。トレーを手前に引き出せて、書類の出し入れがスムーズになります。レタートレーをただ重ねるよりも使いやすく便利です。

リヒトラブ ALTNA ツールバッグ＜P.P.＞

寸法	タテ277×ヨコ360×厚さ（ハンドル除く）150mm
材質	本体：ポリプロピレン、ポリエステル

書類整理に役立つジャバラポケット付きの折りたたみ式ツールバッグです。折りたたむと厚さは25mmまでコンパクトになります。バッグの側面にはメッシュポケットと見出しポケットが付いています。多くの書類を持ち歩く際に便利です。

コクヨ 針なしステープラー ハリナックスプレス

寸法	幅34×奥行95×高さ85mm
材質	本体：スチール、カバー類：再生ABS
とじ枚数	約5枚

ホチキスのように書類を綴じたいけれど穴をあけたくないという場合におすすめします。穴をあけずにプレスで綴るため、外したい場合は綴じ部をこするだけでキレイに外れます。クリップやホチキスの針のように厚みが出ない点も魅力です。

まとめ

今回は、書類整理のコツとおすすめの便利グッズをご紹介しました。油断していると書類はすぐに溜まってしまいますので、普段から整理整頓を習慣づけるようにすると良いですね。便利なグッズで書類を整理し、仕事がしやすい環境を整えていきましょう。書類が整理されていれば、捜し物をする時間が減って仕事の成果もアップするのではないでしょうか。